Comment gérer sa boite e-mail ?

Comment gérer sa boite e-mail ?

Boite E-mail
Gérer sa boite mail

Plus le temps passe, plus notre boite e-mail se remplit. En général, nous ne prenons pas un moment pour la trier. Et plus il y a d’e-mail et moins nous avons envie de nous en occuper. Cette gestion passe à la trappe et devient une corvée. Cela nous paraît chronophage et source de stress.

Nous allons voir :

– Comment s’en sortir

– Gérer sa boite mail au quotidien

– Eviter les mails publicitaires

– Eviter le phishing

– Et je vais vous donner quelques astuces.

Mais comment s’en sortir ?

Entre les spams, les mails phishing et les véritables mails nous concernant, il y a un véritable tri à effectuer. Il faut prendre son courage à deux mains une fois pour toute.

Pour commencer, trions les mails publicitaires en les mettant directement dans les spams. Il y a la possibilité en les cochant de les signaler comme spams. Ceci permettra qu’ils aillent directement dans la boite à SPAM la prochaine fois. Voilà un tri de fait.

Ensuite, il est bien de se désabonner des newsletters que nous ne lisons plus par manque d’intérêt ou par manque de temps. Normalement sur chaque newsletter, généralement vers sa fin, il y a un lien pour se désabonner. Ainsi, une autre partie de mails ne viendra plus nous embêter.

Ensuite cocher les mails étant des courriers phishing, les signaler étant comme phishing ou hameçonnage. Normalement, nous ne devrons plus nous faire embêter par ce genre de mail. Du moins pour un temps.

Ensuite, il ne nous reste logiquement que les mails nous étant véritablement adressés à traiter.

Une fois ce tri de fait, il va falloir prendre l’habitude de gérer sa boite mail quotidiennement pour éviter d’y passer trop de temps

Gérer sa boite mail au quotidien :

Commençons par traiter en priorité les mails demandant un temps de réponse rapide.

Puis faisons un tri comme vu précédemment dans les mails publicitaires en se désinscrivant puis en les supprimant comme spam. S’il y a des mail phishing les signaler comme hameçonnage. Parfois, nous pouvons recevoir des mails qui sont uniquement informatifs. On pourra garder le mail le temps de l’utilité de l’information et le supprimer par la suite ou bien le mettre dans un dossier qu’on nommera selon le sujet du mail.

Prendre cette habitude permettra d’avoir moins de mail par jour et de passer moins de temps.

Il nous reste les mails qui demandent plus de temps pour y répondre. Optons pour la solution de les traiter à un moment donné bien précis qu’on choisira pour se concentrer sur les réponses et ne plus avoir à y revenir.

Pour une meilleure productivité, il est prouvé que faire des tâches de même nature au même moment permet d’aller plus vite.

C’est pourquoi, il est bien d’enlever les notifications des boites mails afin de ne pas être distrait par ces dernières. Traiter les mails à chaque fois qu’il y en a un qui arrive est contre-productif en vous arrêtant constamment dans votre travail. Un mail n’est pas urgent comme une demande par téléphone. Un délai de quelques heures est tout à fait acceptable.

Eviter les mails publicitaires :

En effet, une adresse mail c’est comme une adresse postale. Nous ne la donnerons pas au premier venu. Ce sont des données personnelles.

Lorsqu’on va dans un magasin, on nous propose une carte fidélité. Il est inutile de donner son adresse mail même si c’est soi-disant pour nous informer des nouveautés.

Il faut savoir que la plupart du temps nous signons également pour que notre mail soit communiqué aux partenaires du magasin. Mais cela n’est pas dit explicitement. Une case est cochée dans ce but. Et comme nous faisons confiance à notre commerçant, nous signons les yeux fermés.

Lorsque nous nous inscrivons sur un site, il faut faire attention que la case newsletter n’est pas cochée ainsi que la case concernant les mails publicitaire du site ou ses partenaires. Cela vous évitera de vous désinscrire par la suite.

Je pars d’un principe que si je veux quelques choses, je me rends dans le magasin concerné pour le trouver, je n’achète pas sous prétexte qu’il y a une promo alors que ça ne correspond pas à un besoin.

Eviter le phishing

Pour reconnaître un phishing ou hameçonnage vous pouvez lire l’article que j’ai écrit à ce sujet : Phishing ou Hameçonnage

En résumé : Il y a souvent des fautes d’orthographes, des fautes de syntaxes, de grammaires. Un organisme officiel ne vous demandera jamais par mail des données personnels.

Quelques astuces :
  • Il peut arriver qu’un mail légitime atterrisse dans les SPAMS. Dans ce cas, il est bien de scanner(lire en diagonale) les spams pour être sûr que tout est bon. Sinon cochez le mail et signalez que c’est un mail légitime. Ainsi par la suite, il ne devrait plus atterrir dans les SPAMS.
  • Traiter les mails tous les jours, 2 à 3 fois par jours pour ne pas être submergé par un flux trop important de mail.
  • Se rappeler que ce qui arrive par mail n’est pas une urgence. Le traiter si ça ne demande pas beaucoup de temps sinon le traiter avec l’ensemble des mails à traiter au moment choisi.
  • Ne pas mélange ses mails personnels avec ses mails professionnels. Prendre une boite mail pour chaque secteur.
  • Mettre ses boites mail en favori sur la barre des favoris de votre navigateur pour y accéder plus rapidement.
  • Expliquez à votre famille, amis ou connaissance que vous traitez vos mails chaque jour. Ils sont pris en considération dans la journée.
  • Prendre l’habitude de supprimer ou d’archiver un mail traité.
  • Garder les e-mails en attente dans la boite de réception tant qu’ils ne sont pas traités complètement.

Le plus dur est de commencer. Mais une fois le pli de gérer sa ou ses boites mails pris, vous verrez que vous y passerez beaucoup moins de temps. Et tout sera plus clair et rapide. Une bonne auto-discipline vous enlèvera ce souci récurrent et vous aurez le sentiment d’être à jour.

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2 COMMENTAIRES

comments user
ghislaine GUIGAL

Bonjour,
bravo pour ce travail et le partage avec les Agences . A Manosque, nous allons communiquer sur cet outil simple et clair. Bonne continuation

    comments user
    Sandra

    Merci, je suis ravie que le blog vous soit utile. Si vous voulez que je traite d’un sujet particulier, n’hésitez pas à l’inscrire dans les commentaires. Bonne journée

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